L'art. 108 del r.d. del 26 dicembre 1815 imponeva la tenuta di un registro, in cui giornalmente il personale consolare doveva annotare i bastimenti in arrivo e in partenza.
I dati che i personale consolare doveva rilevare sono quelli che costituiscono le fincature del registro:
• data di arrivo e partenza
• motivo dell'arrivo e partenza
• nome, qualità, portata del bastimento, la direzione a cui appartiene
• nome, patria e grado del comandante e numero della sua patente
• qualità del carico, all'arrivo e destinazione, quando di rilascio (consegna finale, o passaggio senza ulteriori operazioni commerciali) e alla partenza
• provenienza
• destinazione
• date e numeri delle carte di bordo (passavanti, ruoli d'equipaggio; patenti di nazionalità; passaporti marittimi)
• osservazioni
Le registrazioni riguardano gli arrivi e le successive partenze dallo scalo di Alessandretta.
Nella presente rilevazione delle registrazione compaiono: le date di arrivo e partenza, confluite nelle data inizio e data finale del record; i motivi di arrivo e partenza (rilascio; operazioni di commercio; dal 1836 la specifica cabotaggio); nome del bastimento e del capitano; i dati relativi al carico; la provenienza e la destinazione del viaggio.
Ulteriori indicazioni relative ai capitani (luogo di nascita, direzione di appartenenza e numero della sua patente) sono confluite nella scheda di 'autorità' collegata ai record.
Per quanto riguarda i carichi delle navi segue la spiegazione di alcuni termini ricorrenti, talora desueti:
• Belzuino, o benzoino: estratto da pianta (Styrax Benzoin). Resina aromatica balsamica
• Campeggio, legno (Haematoxylum campechianum): legno impiegato in tintura per fare il nero, il grigio, il violetto, il turchino e il cremisi e per la preparazione di composti
• Cocciniglia (Dactylopius coccus): insetto da cui si derivava il pigmento di colore rosso/carminio, usato come colorante
• Galbanum (Ferula gommosa): pianta perenne resinosa. La resina gommosa della pianta era detta galbano. Il galbano veniva utilizzato per le sue proprietà mediche
• Galle: malformazione/escrescenza su foglie, tronchi, radici vegetali. Le galle sono ricchissime di tannino utilizzato per produrre inchiostri e tinture
• Gambello (pelo di): filato mohair
• Oriana: materia colorante tratta dalla Bixa Orellana (colore arancione)
• Orpimento (Solfuro di arsenico): usato in Oriente per conciare le pelli
• Scamonea o scamogna (Convolvulus scammonia): pianta erbacea. Le radici venivano usate come purgante