Lo schema delle funzioni, corredato da brevi note e qualche informazione normativa, ha lo scopo di facilitare la comprensione e l'accesso alla documentazione. Le funzioni sono state correlate prevalentemente a serie e/o sottoserie
Le parole chiavi, organizzate in macro argomenti, coincidenti con le principali funzioni consolari, individuano principalmente attività, procedimenti, compiti istituzionali.
I record d’autorità coincidono principalmente con
- I produttori delle carte (consolati, viceconsolati/proconsolati)
- I componenti del corpo consolare
- Le parti (attori e convenuti) del corposo contenzioso conservato negli archivi consolari del Levante e dell’Africa del Nord
- Altri intestatari di fascicoli
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'Parole chiavi' e record d'autorità sono prevalentemente correlati alla descrizione di fascicoli, sottofascicoli, documenti.