L’archivio è giunto a noi quasi nella sua totale completezza mancano pochi incartamenti, individuabili grazie alla presenza di un elenco di versamento.
Sono conservati:

• gli strumenti normativi (prevalentemente materiale a stampa)
• la corrispondenza istituzionale (posta spedita e ricevuta e registro copialettere)
• gli strumenti del controllo e della vigilanza sui movimenti di toscani e forestieri verso la Toscana
• gli strumenti di controllo sulla Marina
• le pratiche mirate alla tutela dei sudditi toscani e la documentazione prodotta nello svolgimento delle funzioni notarili.
  Ad ognuna di queste voci, corrispondono una o più serie archivistiche della documentazione d’archivio.

I fascicoli sono costituiti in prevalenza da corrispondenza (fascicoli e copialettere) e strumenti di registrazione (registri).
Completano l'archivio le carte di indole riservate inviate allora al Ministero degli affari esteri a Torino, che oggi si trovano a Roma, nell'Archivio storico diplomatico del Ministero degli affari esteri

Due fascicoli rilegati. Nel sistema documentale dell’Archivio storico diplomatico del Ministero degli esteri sono individuati come Archivio del Viceconsolato del Granducato di Toscana in Sarzana (1850-1859)