Il grande numero di record d'autorità, le differenti grafie e la generale esistenza di molteplici varianti, hanno imposto un intervento di normalizzazione.

L'evidente variabilità riguarda il nome e il patronimico ma anche le intestazioni delle ditte. Diffuso è l’uso di 'italianizzare' i nomi stranieri. La lingua italiana era del resto compresa e largamente utilizzata in molte delle cancellerie consolari dell'Impero ottomano e del Nord Africa.

Per cercare di ovviare a tale complessità si è fatto talvolta uso della possibilità offerta dal software di indicare 'forme parallele' del nome.

Per quanto riguarda i nomi arabi comuni, essi sono stati trascritti ed uniformati alla forma semplificata, omettendo ogni accento e/o segno diacritico, nella convinzione di favorire in questo modo la ricerca. La scelta è nata anche dalla constatazione che le traslitterazioni dei nomi, riportate all’epoca tanto nelle intestazioni dei fascicoli quanto nel carteggio conservato all’interno delle pratiche, ed alle quali si è fatto riferimento durante la schedatura, mostrano una variabilità spesso dovuta all’uso di riportare la ‘pronuncia’ del nome, piuttosto che una puntuale ‘trascrizione’.

Per quanto riguarda i toponimi si è prescelto il nome ‘antico ottocentesco’ del luogo, riportato nei documenti. La ricerca per nome di luogo ‘attuale’ è consentita grazie ai rimandi interni al sistema.