L'archivio si presentava, già prima della sua inventariazione ben ordinato: il carteggio è conservato in fascicoli dalle copertine originali, di colore azzurro, sulle quali è riportato, in bella calligrafia, l'anno, il numero e l'oggetto dello stesso.
A corredo dell'archivio sono conservati un registro degli affari (1817-1853) compilato durante la gestione Pandolfini, un registro dei movimenti marittimi e sette «quaderni» o registri delle «spedizioni» (1847-1849) redatti nella Cancelleria del Consolato.
La conservazione dell'indice degli affari trattati ha permesso di ricostruire la consistenza dell'intero archivio. Il registro ha evidenziato la mancanza delle carte dell'intero anno 1846 e di parte del 1849, e l'estrazione, a salti, di alcuni fascicoli, di "argomento politico".
Gran parte dei fascicoli mancanti, dei quali l'indice degli affari riporta l'oggetto, sono stati rintracciati fra le carte della Legazione, cosÌ come l'intera annata del 1846.
L'ultima carta del registro degli affari riporta un elenco dettagliato di quanto consegnato alla Legazione al momento della soppressione del Consolato

Nella stesura dell'inventario si è ritenuto opportuno dare una numerazione di corda unica per unità archivistica, cioè per fascicoli, registri, quaderni. Il numero conferito ai fascicoli che,essendo stati estratti, risultano di fatto inseriti nell'archivio della Legazione, è riconoscibile per il contrassegno di un asterisco, e l'indicazione della collocazione fisica dell'unità. Questa numerazione consente di quantificare la consistenza del fondo e di descrivere le unità archivistiche indipendentemente dalla loro collocazione fisica.

Tra virgolette è riportata la numerazione originaria dei fascicoli che - unitamente al titolo - li identifica in concreto. Questa numerazione risulta talvolta depennata e modificata: nell'inventario è stata trascritta la più antica, che coincide in prevalenza, come si è detto, con quella originale riportata nel registro degli affari.